Sử dụng Microsoft Excel: Kiểm sát thời hạn chuẩn bị xét xử của Tòa án

Nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm sát án dân sự một cách chặt chẽ, khoa học dễ dàng tổng hợp số liệu trong việc xây dựng báo cáo. Kiểm sát việc tiếp nhận, thụ lý và giải quyết của Tòa án cũng như kiểm sát các vụ, việc gần hết thời hạn hoặc đã quá hạn giải quyết để đôn đốc giải quyết kịp thời. Khắc phục triệt để các vụ việc dân sự quá hạn chuẩn bị xét xử. Viện kiểm sát nhân dân thị xã Vĩnh Châu đã ứng dụng Microsoft Excel trong việc quản lý thời hạn chuẩn bị xét xử của Tóa án. Các bước tiến hành như sau:

Thay đổi ngày tháng năm, đổi định dạng trên Windows 10: Vào start search "Control panel" --> Sau đó tao vào All Control Panel Items (bằng cách chọn View by: Small Icons). Tiếp theo, chọn Region, tiếp tục chọn Set the time and date để đặt giờ và ngày, cửa sổ phần này sẽ hiển thị lên chọn Change Date and time... Tại đây có thể thiết lập ngày và giờ khác đi hoặc có thể thay đổi định dạng của ngày giờ bằng các click vào Change calendar settings, trong tab Date điều chỉnh lại định dạng ngày tháng dd/mm/yyyy, cuối cùng Apply để lưu lại.

Trong Microsoft Excel được tạo thành bốn sheet tương ứng với các loại vụ việc dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh thương mại, hành chính, bỡi lẽ thời hạn chuẩn bị xét xử đối với bốn loại vụ việc là khác nhau.

Trong Sheet “Dân sự” cần nhập dữ liệu như sau:

Tại các ô “Ngày hết hạn”, “Thời hạn còn lại” “Quá hạn” cần nhập công thức:

J9 (Ngày hết hạn) nhập công thức:

= if(counta(f9)>=1,date(year(f9),month(f9)+4,day(f9)),

if(counta(e9)>=1,date(year(e9),month(e9)+2,day(e9)),

if(counta(d9)>=1,date(year(d9),month(d9)+4,day(d9)),date(year(c9),month(c9)+4,

day(c9)))))

K9 (Thời hạn còn lại) nhập công thức:

=if(counta(i9)>=1,"",j9-today())

L9 (Quá hạn) nhập công thức:

=if(counta(m9)>=1,"có lịch xử",if(counta(i9)>=1,"",if(j9<today(),"quá hạn","")))

Khi nhập dữ liệu vào các ô C9, D9, E9, F9 thì ứng dụng sẽ tự động cho ra “Ngày hết hạn” ở ô J9 và “Thời hạn còn lại” ở ô K9, nếu ô K9 “Thời hạn còn lại” cho ra số âm thì ô L9 “Quá hạn” sẽ tự động cho dữ liệu là “Quá hạn” từ đó sẽ biết vụ việc đó quá hạn thời hạn chuẩn bị xét xử, tuy nhiên nếu ô I9 “Ngày tạm đình chỉ” và ô M9 “Ngày xét xử” có dữ liệu (dữ liệu ở đây là ngày tạm đình chỉ và ngày xét xử) thì ô L9 cũng không cho kết quả “Quá hạn”.

Đối với sheet “Hôn nhân và gia đình”, “Kinh doanh thương mại”, “Hành chính” nhập dữ liệu tương tự sheet “Dân sự”, tuy nhiên chỉ khác biệt ở ô “Ngày hết hạn” có sự khác nhau về thời hạn chuẩn bị xét xử, cụ thể:

Sheet “Hôn nhân và gia đình” ô “Ngày hết hạn” nhập công thức:

=if(counta(f9)>=1,date(year(f9),month(f9)+4,day(f9)),

if(counta(e9)>=1,date(year(e9),month(e9)+2,day(e9)),

if(counta(d9)>=1,date(year(d9),month(d9)+4,day(d9)),date(year(c9),month(c9)+4,

day(c9)))))

Sheet “Kinh doanh thương mại” ô “Ngày hết hạn” nhập công thức:  =if(counta(f9)>=1,date(year(f9),month(f9)+2,day(f9)),

if(counta(e9)>=1,date(year(e9),month(e9)+1,day(e9)),

if(counta(d9)>=1,date(year(d9),month(d9)+2,day(d9)),date(year(c9),month(c9)+2,

day(c9)))))

Sheet “Hành chính” ô “Ngày hết hạn” nhập công thức:

=if(counta(f9)>=1,date(year(f9),month(f9)+2,day(f9)),

if(counta(e9)>=1,date(year(e9),month(e9)+1,day(e9)),

if(counta(d9)>=1,date(year(d9),month(d9)+2,day(d9)),date(year(c9),month(c9)+2,

day(c9)))))

Bên cạnh việc theo dõi thời hạn chuẩn bị xét xử, án quá hạn, án tạm đình của Tòa án thì ứng dụng còn cho phép người dùng trích dữ liệu trong trường hợp cần thiết về vụ việc đang theo dõi bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+G để tìm tên vụ việc.

Ngoài ra ứng dụng dùng để trích xuất dữ liệu để báo cáo hàng tháng cho phòng nhiệp vụ Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Sóc Trăng chỉ bằng vài thao tác đơn giản mà không cần phải đem “Sổ thụ lý” ra đếm thủ công như trước.

Ví dụ: Để trích lọc dữ liệu án quá hạn trong bảng theo dõi kiểm sát:

Bước 1: Chọn toàn bộ dòng tiêu đề của bảng theo dõi

Bước 2: Click chọn Data chọn Filter, sau khi chọn kết quả sẽ hiện ra như sau:

Bước 3: Nhấn vào hình vuông bên cạnh chữ “quá hạn” và bỏ tick “select all”, tiếp tục chọn “quá hạn” sau đó nhấn “ok”

Sau khi xong bước 3 tất cả những án quá hạn đều được hiện lên và những án không quá hạn sẽ ẩn đi, từ đó có thể in báo cáo những vụ việc quá hạn chuẩn bị xét xử.

Với cách làm trên đã khắc phục việc đếm thời gian án quá hạn chuẩn bị xét xử của Tòa án bằng phương pháp thủ công, biết được số ngày chuẩn bị xét xử còn lại của Tòa án để đôn đốc Tòa án giải quyết đúng quy định của pháp luật. Tiết kiệm nhiều thời gian cho việc đếm, theo dõi thời hạn chuẩn bị xét xử của Tòa án./.

File mẫu: Tải tại đây.

                                                          Âu Hoàng Mến